¿Qué activos digitales debería controlar una empresa?

Dominio, página web, correos, cuentas y bases de datos forman parte de la estructura digital de un negocio. Conocé qué accesos conviene controlar.

¿Qué activos digitales debería controlar una empresa?

Una empresa no necesita administrar personalmente toda su tecnología, pero sí debería saber qué activos digitales utiliza, dónde están y quién tiene acceso a ellos.

El dominio, la página web, los correos, las cuentas y la información generada por el negocio pueden quedar administrados por proveedores externos.

Eso es normal.

El problema aparece cuando la empresa depende completamente de esas personas para acceder a algo que utiliza todos los días.

¿Qué es un activo digital?

Es un recurso digital que tiene valor para el negocio.

Por ejemplo, el dominio de la empresa puede considerarse un activo porque identifica su página y sus correos.

También pueden ser importantes la página web, las cuentas desde las que se administran determinados servicios y las bases de datos generadas mediante formularios o sistemas comerciales.

No todos los activos digitales tienen el mismo valor.

Pero conviene saber cuáles son esenciales para que el negocio continúe funcionando.

¿Está mal que una agencia tenga acceso?

No.

Un proveedor necesita acceso para realizar su trabajo.

Una agencia puede administrar una web, configurar un dominio o gestionar determinadas herramientas.

La diferencia está entre darle acceso a un proveedor y dejar toda la estructura exclusivamente bajo su control.

Desde dosk recomendamos separar esos dos conceptos:

una empresa puede delegar la administración sin delegar completamente la propiedad o el acceso general.

¿Qué pasa si cambio de proveedor?

Idealmente, el cambio debería poder realizarse sin perder los activos principales del negocio.

Por ejemplo, si una empresa decide trabajar con otro desarrollador, debería poder conservar su dominio, sus cuentas, su información y todo aquello que le pertenece.

Cuando eso no está claro, pueden aparecer problemas para recuperar contraseñas, migrar servicios o determinar quién administra cada herramienta.

No significa necesariamente que alguien haya actuado de mala fe.

Muchas veces simplemente nunca se organizó correctamente desde el comienzo.

¿Cómo sé si mi empresa tiene realmente el control?

Una buena forma de empezar es hacerse preguntas simples.

¿Sabés dónde está registrado tu dominio?

¿Tu empresa tiene acceso?

¿Sabés dónde está alojada tu página?

¿Quién puede modificarla?

¿Dónde llegan los formularios de contacto?

¿Quién administra tus correos corporativos?

¿Dónde queda guardada la información de tus clientes?

No necesitás saber configurar todas estas herramientas.

Necesitás saber dónde están y quién puede acceder.

¿Por qué conviene ordenar esto antes de tener un problema?

Porque resulta mucho más fácil organizar accesos cuando todos los proveedores y servicios están disponibles que intentar reconstruirlos después.

Una empresa puede trabajar durante años con la misma agencia o desarrollador sin ningún inconveniente.

Aun así, tener la estructura ordenada facilita cambios futuros, renovaciones, migraciones y nuevas integraciones.

No se trata de desconfiar del proveedor.

Se trata de administrar correctamente los recursos digitales del negocio.

¿Las redes sociales también son activos?

Las cuentas de redes sociales pueden tener muchísimo valor para una empresa.

Pero existe una diferencia importante.

La cuenta puede ser administrada por tu negocio, mientras que la plataforma continúa perteneciendo a otra compañía.

Por eso conviene distinguir entre los activos que la empresa puede controlar directamente y los canales externos que utiliza para comunicarse o captar clientes.

Tener una estructura digital propia no significa hacer todo internamente.

Significa saber qué utiliza tu empresa, quién lo administra y qué accesos conserva el negocio.

Podés delegar el trabajo técnico.

Lo que no conviene delegar sin saberlo es el control completo de los activos que tu empresa necesita para funcionar.

Si no tenés claro quién controla actualmente tu dominio, página web, correos o cuentas relacionadas con el negocio.Desde dosk podemos ayudarte a revisar tus activos digitales y ordenar accesos, dependencias y estructura.